چگونه پشتیبانی IT برون‌سپاری‌شده بهره‌وری را بهبود می‌بخشد

اگر تیم شما دائماً با سیستم‌های کند، قطعی‌های غیرمنتظره یا مشکلات فنی که به نظر می‌رسد هرگز برطرف نمی‌شوند دست و پنجه نرم می‌کند، پشتیبانی IT برون‌سپاری شده ممکن است دقیقاً همان چیزی باشد که کسب و کار شما به آن نیاز دارد.

اکثر صاحبان مشاغل متوجه نمی‌شوند که چقدر زمان به دلیل مشکلات IT از دست می‌رود. یک کارمند 20 دقیقه منتظر می‌ماند تا کامپیوتر متوقف شده راه‌اندازی مجدد شود. شخصی به دلیل مشکل شبکه نمی‌تواند به فایلی دسترسی پیدا کند. یک سیستم درست قبل از یک ضرب‌الاجل مهم از کار می‌افتد. این لحظات به سرعت جمع می‌شوند. و زمانی که تیم داخلی شما فقط برای روشن نگه داشتن چراغ‌ها تحت فشار است، اولویت‌های بزرگ‌تر کنار گذاشته می‌شوند.

به همین دلیل است که مشاغل بیشتری به پشتیبانی IT برون‌سپاری شده به عنوان راهی هوشمندانه‌تر برای حفظ بهره‌وری، امنیت و رقابت‌پذیری در دنیای دیجیتال-محور روی می‌آورند.

هزینه‌های پنهان بهره‌وری مدیریت ضعیف IT

مدیریت بد IT بیش از آنچه فکر می‌کنید برای شما هزینه دارد و بیشتر آن هرگز در فاکتور ظاهر نمی‌شود.

زمان توقف برنامه‌ریزی نشده یکی از بزرگ‌ترین عوامل است. مطالعات نشان می‌دهد که حتی مشاغل کوچک می‌توانند هزاران دلار در هر ساعت زمانی که سیستم‌ها آفلاین می‌شوند، از دست بدهند. اما فراتر از ضررهای آشکار، تخلیه آهسته‌ای وجود دارد که هر روز اتفاق می‌افتد. کامپیوترهای کند. نرم‌افزارهای قدیمی. یک مرکز کمک که روزها طول می‌کشد تا به درخواست‌های اساسی پاسخ دهد.

سپس امنیت سایبری وجود دارد. یک حمله فیشینگ یا حادثه باج‌افزار می‌تواند عملیات را برای روزها متوقف کند. بازیابی به زمان، پول و تلاش جدی نیاز دارد. کارمندان اعتماد خود را به سیستم‌هایی که قرار است به آنها تکیه کنند، از دست می‌دهند. وقتی زیرساخت IT به درستی نگهداری نمی‌شود، ناامیدی ایجاد می‌شود، مردم راه‌حل‌های جایگزین پیدا می‌کنند، جریان‌های کاری از هم می‌پاشند و کل کسب و کار کند می‌شود بدون اینکه کسی واقعاً علت را نام ببرد.

پشتیبانی IT برون‌سپاری شده چیست؟

پشتیبانی IT برون‌سپاری شده به معنای استخدام یک شرکت خارجی برای مدیریت نیازهای فناوری شما به جای مدیریت همه چیز به صورت داخلی است.

اینطور فکر کنید: به جای استخدام یک یا دو عضو پرسنل IT داخلی، با تیمی از متخصصان شریک می‌شوید که همه چیز را پوشش می‌دهند نظارت بر شبکه، امنیت سایبری، رایانش ابری، به‌روزرسانی‌های نرم‌افزار و پشتیبانی فنی روزانه. بسیاری از مشاغل این کار را با همکاری با یک ارائه‌دهنده خدمات مدیریت‌شده حرفه‌ای انجام می‌دهند شرکتی که مسئولیت کامل محیط IT شما را بر عهده می‌گیرد. آنها سیستم‌های شما را شبانه‌روز نظارت می‌کنند، مشکلات را قبل از اینکه به مشکلات واقعی تبدیل شوند مدیریت می‌کنند و همه چیز را در پس‌زمینه به آرامی در حال اجرا نگه می‌دارند.

تفاوت بزرگ با IT داخلی؟ یک ارائه‌دهنده خدمات مدیریت‌شده یک تیم کامل و مجموعه‌ای از ابزارهای اثبات شده را به ارمغان می‌آورد، اغلب با کسری از هزینه استخدام داخلی.

روش‌های کلیدی که پشتیبانی IT برون‌سپاری شده بهره‌وری را افزایش می‌دهد

کاهش زمان توقف از طریق نظارت پیشگیرانه

یکی از بزرگ‌ترین موفقیت‌ها با IT برون‌سپاری شده این است که زمان توقف بسیار کمتری را تجربه می‌کنید. به جای منتظر ماندن برای خراب شدن چیزی و سپس تلاش برای رفع آن، تیم‌های برون‌سپاری شده از نظارت شبکه 24/7 برای شناسایی زودهنگام مشکلات استفاده می‌کنند. در عمل اینطور به نظر می‌رسد:

• هشدارهای بلادرنگ : فعالیت غیرعادی یا فشار سیستم را قبل از اینکه به خرابی تبدیل شود علامت‌گذاری می‌کند.
• تعمیر و نگهداری موقت پیش‌بینانه : سخت‌افزار فرسوده یا آسیب‌پذیری‌های نرم‌افزاری را از قبل شناسایی می‌کند.
• حل سریع‌تر مشکل : به این معنی است که مشکلات برطرف می‌شوند اغلب قبل از اینکه تیم شما حتی متوجه شود که چیزی اشتباه بوده است.
• زمان کارکرد ثابت سیستم : کارمندان شما را بدون وقفه‌های مداوم در حال کار نگه می‌دارد.

زمان کارکرد بهتر به تنهایی یک افزایش عظیم بهره‌وری برای هر کسب و کاری است.

حل سریع‌تر مشکل با تیم‌های پشتیبانی اختصاصی

زمانی که مشکلی پیش می‌آید، زمان پاسخ بسیار مهم است.

تیم‌های IT داخلی اغلب مسئولیت‌های زیادی را به طور همزمان انجام می‌دهند مدیریت سرورها، شروع به کار کارمندان، مدیریت مجوزهای نرم‌افزار و پاسخ به تیکت‌های فوری همه در یک زمان. چیزها از چشم‌ها دور می‌مانند.

تیم‌های پشتیبانی برون‌سپاری شده با سیستم‌های تیکتینگ ساختاریافته و میز کمک اختصاصی کار می‌کنند. ابزارهای عیب‌یابی راه دور به این معنی است که آنها می‌توانند مشکلات را در عرض چند دقیقه، نه ساعت‌ها، برطرف کنند. مشاغلی که از راه‌حل‌های ساختاریافته مانند پشتیبانی IT توسط فناوری‌های Fresh Mango استفاده می‌کنند، اغلب زمان‌های پاسخ سریع‌تر و جریان‌های کاری IT ساده‌شده را تجربه می‌کنند که به این معنی است کارمندان زمان کمتری را منتظر می‌مانند و زمان بیشتری را واقعاً برای انجام کار صرف می‌کنند.

امنیت سایبری پیشرفته و پیشگیری از ریسک

یک نقض امنیتی فقط هزینه پول ندارد. هزینه زمان دارد و زمان زیادی هم. بازیابی از یک حمله باج‌افزار یا نقض داده‌ها می‌تواند هفته‌ها طول بکشد و آسیب به شهرت شما حتی بیشتر طول بکشد.

پشتیبانی IT برون‌سپاری شده به شما کمک می‌کند از رسیدن به آنجا در وهله اول جلوگیری کنید. این تیم‌ها در کنار تشخیص تهدید، مدیریت فایروال، حفاظت نقطه پایانی و پشتیبان گیری خارج از سایت داده‌ها و برنامه‌ریزی بازیابی بلایا هستند. آنها همچنین اطمینان می‌دهند که قوانین انطباق رعایت می‌شوند، که با مدیریت داده‌های حساس مشتری توسط مشاغل بیشتر و بیشتر اهمیت پیدا می‌کند. احراز هویت چند عاملی به درستی راه‌اندازی می‌شود. وصله‌ها و به‌روزرسانی‌ها به موقع اتفاق می‌افتند. آسیب‌پذیری‌های شما قبل از اینکه کسی آنها را پیدا کند بسته می‌شوند. زمان کمتر برای برخورد با حوادث امنیتی به معنای زمان بیشتر برای پیش بردن کسب و کار شما است.

مقیاس پذیری بدون دردسرهای رشد IT

رشد کسب و کار شما معمولاً به معنای رشد نیازهای IT شما نیز هست. به همین دلیل برون‌سپاری این کار را آسان‌تر می‌کند:

• کارمندان جدید: تجهیزات و حساب‌ها را به سرعت بدون غرق کردن تیم خود راه‌اندازی کنید.
• مکان‌های جدید: می‌توانند بدون ساخت‌وسازهای گران‌قیمت زیرساخت شروع به کار کنند.
• خدمات ابری : تخصیص منابع انعطاف‌پذیری را به شما می‌دهند که با تغییر نیازهای شما تنظیم می‌شود.
• بدون هزینه‌های غیرمنتظره استخدام : شما پشتیبانی IT خود را بر اساس آنچه واقعاً نیاز دارید افزایش یا کاهش می‌دهید.

با راه‌حل‌های IT مقیاس‌پذیر در کنار شما، رشد کسب و کار احساس آشفتگی بسیار کمتری دارد.

کارایی هزینه و بازده سرمایه‌گذاری برون‌سپاری IT

بیایید یک دقیقه در مورد پول صحبت کنیم.

استخدام یک تیم IT تمام وقت داخلی گران است. حقوق، مزایا، آموزش، گواهینامه‌ها و ابزارها همه به سرعت جمع می‌شوند. و حتی پس از آن، یک یا دو نفر نمی‌توانند همه چیز را پوشش دهند به خصوص بعد از ساعات کاری یا در آخر هفته‌ها.

پشتیبانی IT برون‌سپاری شده معمولاً با یک هزینه ماهانه قابل پیش‌بینی کار می‌کند. این به معنای عدم هزینه‌های غیرمنتظره، مدیریت بودجه IT آسان‌تر و دسترسی به یک تیم کامل از متخصصان به قیمتی کمتر از هزینه یک استخدام ارشد IT است. نرخ بازگشت سرمایه در ساعات کمتر از دست رفته به دلیل زمان توقف، حوادث امنیتی کمتر، شروع به کار سریع‌تر برای کارکنان جدید و زمان کمتری که مدیران شما صرف برخورد با سردردهای فنی به جای اداره کسب و کار می‌کنند، ظاهر می‌شود. وقتی همه اینها را جمع کنید، راه‌حل‌های IT مقرون به صرفه از طریق برون‌سپاری صرفه‌جویی‌های واقعی و قابل اندازه‌گیری را ارائه می‌دهند نه فقط در دلار، بلکه در ساعات کاری کارمندان و استرس.

چگونه شریک پشتیبانی IT مناسب را انتخاب کنیم

همه ارائه‌دهندگان IT یکسان ایجاد نشده‌اند. قبل از اینکه چیزی را امضا کنید، به این موارد نگاه کنید:

• تجربه : آیا آنها با مشاغلی به اندازه شما و در صنعت شما کار کرده‌اند؟
• توافقنامه‌های سطح خدمات (SLAs) : چه زمان‌های پاسخ تضمین شده است؟ مطمئن شوید که آنها واقعاً برای شما کار می‌کنند.
• گواهینامه‌های امنیتی : آیا آنها انطباق و حفاظت از داده‌ها را جدی می‌گیرند؟
• مقیاس پذیری : آیا آنها می‌توانند در چند سال آینده با شما رشد کنند؟
• تخصص صنعت : اگر کسب و کار شما نیازهای انطباق خاصی مانند مراقبت‌های بهداشتی یا مالی دارد، مطمئن شوید که آنها آن فضا را به خوبی می‌شناسند.

شریک راه‌حل‌های IT مدیریت‌شده مناسب نباید احساس کنید که فقط یک فروشنده دیگر است. آنها باید احساس کنند مانند یک گسترش طبیعی از تیم شما هستند.

تأثیر دنیای واقعی: تحول بهره‌وری در عمل

در اینجا یک مثال واقع‌بینانه از آنچه IT برون‌سپاری شده در عمل می‌تواند شبیه آن باشد است.

یک آژانس بازاریابی با اندازه متوسط با 45 کارمند را تصور کنید. وضعیت IT داخلی آنها یک پیمانکار پاره‌وقت و انگشت‌های به هم رفته زیادی بود. سیستم‌ها به طور منظم از کار می‌افتادند. زمان‌های پاسخ کند بودند. تیم هر هفته ساعت‌ها را به مشکلات فنی کاملاً قابل پیشگیری که هیچ‌کس زمان برای رفع درست آنها نداشت، از دست می‌دادند.

پس از تغییر به پشتیبانی IT برون‌سپاری شده، آنها در شش ماه اول کاهش 40 درصدی در زمان توقف دیدند. تیکت‌های میز کمک به طور متوسط در کمتر از یک ساعت حل می‌شدند، در مقایسه با یک روز کامل قبل. یک مهاجرت ابری کار راه دور را برای تیم ترکیبی آنها بدون درز کرد. افراد آنها دیگر انرژی ذهنی را برای آتش‌سوزی‌های IT صرف نکردند و شروع به تمرکز بر کار واقعی مشتری کردند. تفاوت فقط در اعداد نبود در روحیه تیم نیز نشان داده شد.

مزیت استراتژیک IT برون‌سپاری شده در دنیای دیجیتال-محور

فناوری کند نمی‌شود و مشاغلی که IT را به عنوان یک فکر بعدی در نظر می‌گیرند عقب خواهند ماند.

تحول دیجیتال در حال تسریع است. اتوماسیون در حال تغییر شکل نحوه انجام کار است. محیط‌های کار راه دور و ترکیبی اکنون هنجار هستند نه استثنا. برنامه‌ریزی تداوم کسب و کار بیش از هر زمان دیگری حیاتی است. در این محیط، زیرساخت قوی IT یک لوکس نیست پایه‌ای است که همه چیز دیگر بر آن ساخته شده است. پشتیبانی IT برون‌سپاری شده به مشاغل در همه اندازه‌ها اجازه می‌دهد در سطحی بالاتر رقابت کنند بدون ساختن یک تیم داخلی عظیم از ابتدا. شما ابزارهای درجه سازمانی، دانش متخصص و پوشش شبانه‌روزی را دریافت می‌کنید، همه در پس‌زمینه به آرامی کار می‌کنند تا تیم شما بتواند روی آنچه واقعاً اهمیت دارد تمرکز کند.

راهی هوشمندانه‌تر برای مدیریت IT شما

پشتیبانی IT برون‌سپاری شده یکی از عملی‌ترین تصمیماتی است که یک کسب و کار در حال رشد می‌تواند بگیرد.

شما اختلالات کمتر، کمک سریع‌تر زمانی که اشتباهی پیش می‌آید، امنیت سایبری قوی‌تر و یک راه‌اندازی انعطاف‌پذیر که با شما مقیاس می‌شود را دریافت می‌کنید همه اینها بدون سربار مدیریت یک بخش IT داخلی. به خصوص برای مشاغل کوچک و شرکت‌های در حال رشد، این فقط در مورد کاهش هزینه‌ها نیست. این در مورد آزاد کردن افراد شما برای انجام کاری است که واقعاً برای آن حضور دارند است. زمان کمتر برای مبارزه با مشکلات فنی به معنای زمان بیشتر برای ساختن چیزی عالی است. این یک معامله ارزشمند است.