فاکتورینگ فاکتور، توضیح داده شده انگار شما مشغول هستید (چون هستید)

اگر کسب‌وکاری دارید که به سایر کسب‌وکارها می‌فروشد، قبلاً با بخش ناخوشایند آن آشنا هستید: اکنون کار را انجام می‌دهید، اکنون فاکتور را ارسال می‌کنید، و سپس... منتظر می‌مانید. سی روز. شصت روز. گاهی نود روز. در این میان حقوق‌ها، تامین‌کنندگان، سوخت، بیمه و مالیات‌ها مودبانه با شما منتظر نمی‌مانند.

فاکتورینگ فاکتور دقیقاً برای همین شکاف وجود دارد. به زبان ساده، این روشی برای تبدیل فاکتورهای پرداخت نشده به وجه نقد زودتر است با فروش آن فاکتورها به یک شرکت فاکتورینگ (که اغلب "فاکتور" نامیده می‌شود). فاکتور بیشتر ارزش فاکتور را به سرعت به شما پیش‌پرداخت می‌کند، سپس بعداً پرداخت کامل را از مشتری شما دریافت می‌کند. وقتی مشتری پرداخت می‌کند، فاکتور باقیمانده را منهای کارمزد خود به شما ارسال می‌کند.

این ایده اصلی است. بقیه صرفاً "چگونه" و "چه کسی ریسک را متحمل می‌شود" است.

ساده‌ترین راه برای تصور آن

فرض کنید فاکتوری به مبلغ ۱۰,۰۰۰ دلار با شرایط خالص-۶۰ برای مشتری صادر می‌کنید. با فاکتورینگ، ممکن است به عنوان مثال، پیش‌پرداختی بین ۸,۵۰۰ تا ۹,۵۰۰ دلار را بلافاصله پس از تایید فاکتور دریافت کنید. فاکتور یک "ذخیره" کوچک را در پس‌زمینه نگه می‌دارد. وقتی مشتری شما در نهایت ۱۰,۰۰۰ دلار را پرداخت می‌کند، شما ذخیره را منهای کارمزد فاکتورینگ و هزینه‌های توافق شده پس می‌گیرید.

بنابراین فاکتورینگ این نیست که از بانک خود برای اضافه برداشت بیشتر التماس کنید. این تبدیل فاکتورها به سرمایه در گردش با استفاده از خود فاکتورها به عنوان موتور است. برای بسیاری از کسب‌وکارها، این کار استرس کمتری نسبت به تعقیب خطوط اعتباری دارد، زیرا تامین مالی با فروش رشد می‌کند.

رجوعی در مقابل غیررجوعی: سوال "چه کسی ضرر را متحمل می‌شود؟"

یکی از گیج‌کننده‌ترین بخش‌های فاکتورینگ، رجوعی در مقابل غیررجوعی است. در اینجا نسخه زبان ساده آن است.

در فاکتورینگ رجوعی، اگر مشتری تحت شرایط خاصی پرداخت نکند، ریسک می‌تواند به شما برگردد. این ممکن است به این معنی باشد که باید فاکتور را بازخرید کنید، آن را با فاکتور واجد شرایط دیگری جایگزین کنید، یا پیش‌پرداخت را بازپرداخت کنید.

در فاکتورینگ غیررجوعی، فاکتور ریسک اعتباری بیشتری را می‌پذیرد، که معمولاً به سناریوهای خاصی مانند ورشکستگی مرتبط است. معمولاً هزینه بیشتری دارد زیرا فاکتور ریسک بزرگتری می‌پذیرد.

نکته مهم: "غیررجوعی" به طور خودکار به این معنی نیست که "برای هر دلیلی که ممکن است کسی پرداخت نکند، تحت پوشش هستید." اختلافات، ادعاهای کیفیت، اسناد گمشده و مسائل تحویل هنوز می‌توانند به فروشنده برگردند. یک توافق خوب دقیقاً مشخص می‌کند که چه چیزی تحت پوشش است.

کارمزدهای فاکتورینگ واقعاً چگونه به نظر می‌رسند؟

هزینه‌های فاکتورینگ متفاوت است، اما بیشتر قیمت‌گذاری از چند بخش رایج ساخته شده است.

معمولاً یک کارمزد فاکتورینگ (که گاهی کارمزد تخفیف نامیده می‌شود) وجود دارد. این می‌تواند درصدی از فاکتور باشد و ممکن است هرچه فاکتور بیشتر پرداخت نشده بماند، افزایش یابد. برخی از تنظیمات شامل هزینه‌های خدمات اضافی، هزینه‌های انتقال بانکی، حداقل هزینه‌های ماهانه یا هزینه‌های فعالیت وصول است.

بخش دشوار درک ساختار کارمزد نیست—بلکه مدیریت دقیق آن در حجم زیادی از فاکتورها است، به ویژه زمانی که رفتار پرداخت در دنیای واقعی پیچیده می‌شود. فاکتورینگ یکی از آن کسب‌وکارهایی است که تعداد کمی از موارد استثنایی می‌توانند سردرد عملیاتی بزرگی ایجاد کنند: پرداخت‌های جزئی، پرداخت‌های کوتاه، پرداخت‌های ترکیبی که چندین فاکتور را پوشش می‌دهند، اسناد اعتباری، اختلافات و اطلاعات حواله دیرهنگام.

به همین دلیل است که شرکت‌های فاکتورینگ فقط به "نرم‌افزار حسابداری" نیاز ندارند. آن‌ها به نظم فرآیند و اتوماسیون نیاز دارند.

جایی که فاکتورینگ "واقعی" می‌شود

روی کاغذ، فاکتورینگ تمیز به نظر می‌رسد: فاکتور وارد می‌شود، پول خارج می‌شود، مشتری پرداخت می‌کند، آن را ببندید.

در عمل، فاکتورها با فرمت‌های مختلف می‌رسند. بدهکاران دیر یا ناپایدار پرداخت می‌کنند. یک مشتری ممکن است ۲۷,۴۳۶.۱۸ دلار بدون توضیح واضحی از اینکه کدام فاکتورها را پوشش می‌دهد، پرداخت کند. کسی ادعای کسری دارد. کسی درخواست اسناد اعتباری می‌کند. بدهکار دیگری به حساب بانکی اشتباه پرداخت می‌کند. در این میان شما هنوز باید سود و کمیسیون‌ها را محاسبه کنید، ذخایر را پیگیری کنید، محدودیت‌های اعتباری را نظارت کنید و گزارش‌دهی خود را به اندازه کافی دقیق نگه دارید که واقعاً بتوانید به آن اعتماد کنید.

اگر شما فاکتور هستید، این جزئیات کسب‌وکار است. اگر شما مشتری هستید، این جزئیات تعیین می‌کنند که آیا فاکتورینگ مانند یک ابزار جریان نقدی روان احساس می‌شود—یا یک درهم پیچیدگی گیج‌کننده از صورت‌حساب‌ها و غافلگیری‌ها.

چگونه SOFT4Factoring در مکان‌هایی که واقعاً مهم هستند کمک می‌کند

یک عملیات فاکتورینگ زمانی مقیاس‌پذیر می‌شود که سیستم کار تکراری را به طور قابل اعتماد انجام دهد: وارد کردن فاکتورها، اعتبارسنجی آن‌ها در برابر توافق‌ها، محاسبه پیش‌پرداخت‌ها و کارمزدها، پیگیری ذخایر، تطبیق پرداخت‌ها و حفظ ردیابی تمیز از آنچه اتفاق افتاده و چرا.

SOFT4Factoring به طور خاص برای گردش کار فاکتورینگ ساخته شده است، که تفاوت معناداری در مقایسه با تنظیمات حساب‌های دریافتنی عمومی یا "امور مالی به علاوه صفحات گسترده" دارد. این برای مدیریت اشیاء اصلی فاکتورینگ طراحی شده است—مشتریان، بدهکاران، توافق‌ها، فاکتورها، پرداخت‌ها، کارمزدها و فعالیت‌های مرتبط با وصول—در یک مکان، بنابراین تیم‌ها دائماً بین ابزارهای غیرمرتبط تطبیق نمی‌دهند.

چند نمونه عملی از جاهایی که این مهم است:

اگر کسب‌وکار شما فاکتورها را به صورت PDF دریافت می‌کند (که رایج است)، قابلیت‌های ضبط و اسکن فاکتور ورودی دستی و خطاهای ناشی از آن را کاهش می‌دهد. اگر مدل قیمت‌گذاری شما شامل کمیسیون‌ها و سود است، محاسبات خودکار شما را در هزاران فاکتور سازگار نگه می‌دارد و توضیح واضح هزینه‌ها به مشتریان را آسان‌تر می‌کند. اگر مشتریان را به طور مکرر تامین مالی می‌کنید، منطق پرداخت خودکار کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنید که مبالغ صحیح را تحت قوانین صحیح پیش‌پرداخت می‌کنید، بدون اینکه کسی محاسبات شکننده صفحه گسترده انجام دهد.

و اگر از پرسیدن سوالات یکسان مشتریان خسته شده‌اید—"چه چیزی تایید شده است"، "تامین مالی موجود من چیست"، "چه چیزی معوق است"، "چه کارمزدهایی دریافت شده است"—رویکرد پورتال مشتری می‌تواند بسیاری از این فشار را از تیم شما بردارد در حالی که تجربه مشتری را بهبود می‌بخشد.

یک سناریوی سریع "روز در زندگی"

یک شرکت کارگزینی را تصور کنید که هفتگی فاکتورینگ می‌کند. آن‌ها هر جمعه فاکتورها را آپلود می‌کنند. شما فاکتورهای واجد شرایط را تایید می‌کنید، وجوه را پیش‌پرداخت می‌کنید و سپس منتظر می‌مانید که چندین بدهکار در طول زمان پرداخت کنند—اغلب با پرداخت‌های جزئی و یادداشت‌های حواله رمزآلود.

در یک تنظیم خوب اداره‌شده، سیستم واجد شرایط بودن فاکتور را در برابر توافق بررسی می‌کند، پیش‌پرداخت و کارمزدها را به طور خودکار محاسبه می‌کند، پرداخت را به طور تمیز ارسال می‌کند، موجودی‌های ذخیره را پیگیری می‌کند و پرداخت‌های دریافتی را تا حد امکان دقیق با فاکتورها تطبیق می‌دهد در حالی که استثناها را برای بررسی انسانی علامت‌گذاری می‌کند. تیم شما زمان را صرف حل مسائل واقعی می‌کند تا تعقیب محاسبات ابتدایی و اشتباهات ورود داده.

این تفاوت بین "فاکتورینگ مقیاس‌پذیر است" و "فاکتورینگ تحت مدیریت خود فرو می‌ریزد" است.

نتیجه‌گیری

فاکتورینگ فاکتور صرفاً راهی برای دریافت سریع‌تر پول است با تبدیل فاکتورهای پرداخت نشده به وجه نقد از طریق فاکتوری که وجوه را پیش‌پرداخت می‌کند و بعداً جمع‌آوری می‌کند. مفهوم آسان است. اجرا پیچیده می‌شود زیرا پرداخت‌ها پیچیده هستند، کارمزدها باید به طور مداوم محاسبه شوند و کنترل عملیاتی مهم است.

اگر یک کسب‌وکار فاکتورینگ اداره می‌کنید (یا برنامه‌ریزی می‌کنید)، قرار دادن سیستم مناسب در اوایل تفاوت قابل توجهی ایجاد می‌کند. SOFT4Factoring برای گردش کار فاکتورینگ سرتاسری طراحی شده است—دریافت فاکتور، تاییدیه‌ها، تامین مالی، محاسبه کارمزد، تطبیق پرداخت و دید برای هر دو تیم شما و مشتریان شما—بنابراین وعده زبان ساده فاکتورینگ ("وجه نقد سریع‌تر، انتظار کمتر") در واقع زمانی که فاکتورهای واقعی را در حجم واقعی پردازش می‌کنید، پابرجا می‌ماند.